報連相(報告・連絡・相談)は、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要な要素です。
しかし、中には報連相が苦手でなかなか周囲とコミュニケーションをうまくとれない人もいます。
「もっと早く言ってもらえたらよかったのに」
と思った経験のある方も多いのではないでしょうか？
そういった問題を改善するためにこれまでも様々な対策がとられてきています。
しかし、その対策で問題が解決したかというと、そうではないと思います。
この記事では、報連相ができない人の特徴や原因、これまでの対策方法について述べた後、今だからこそできるこれからのAI時代の効果的な対策方法を紹介します。
報連相できない人の原因と特徴
はじめに、報連相できない人の原因や特徴について、主な3点を説明します。
①報連相の基準やタイミングがわからない
報連相が苦手な人の中には、報告や連絡の基準や適切なタイミングがわかりにくく、結果的に報連相が遅れてしまう人がいます。
「これぐらいの内容で報告するのは面倒だし、相手にも迷惑かなぁ。」
「報告した方が良さそうだけど、いつ言おうかな。明日でもいっか。」
といったように悩んで、結局遅れてしまうことがよくあります。
こういう人の特徴は、行動するより考えるタイプや、優柔不断なタイプです。
報連相の基準やタイミングについて常に慎重に考えるため、行動に移すまでに時間がかかってしまう。
決断力が低く、いつ報告すれば良いのか迷ってしまう。
このような特徴を持つ人は、自分の行動や判断に対して過度に慎重になりすぎてしまいます。報連相に対する不安や迷いがあるため、行動することに躊躇してしまい報告や連絡が滞ってしまうのです。
②時間がもったいない
報連相が苦手な人の中には、時間を費やすことを無駄だと感じてしまい、報連相を後回しにする人もいます。
「報告しても自分の作業が早く進むわけではないし。」
「相談しても誰もわからないだろうなぁ。」
といった感じです。これには、報連相の重要性を理解していないという原因が潜んでいるケースもあります。
こういう人の特徴は、自分のことで精一杯である、自分でなんとかしようとする、合理的(重要性をわかっていない)なタイプです。
報連相に時間を割くことは、自分の業務や課題に取り組む時間を削ることを意味すると考えています。自分の仕事に集中することに一生懸命であり、他の人への報告や相談に時間を割くことを優先しづらいと感じています。
自己解決能力が高いため、他の人に助けを求めることを避け、自分で問題を解決しようとします。報連相に時間を割くことを面倒だと感じ、自分で解決できると思い、報告や相談をしない傾向があります。
報連相の重要性を理解していないため、時間を費やすことに対して合理的でないと感じます。報連相が自分の作業の進行や成果に直接的な影響を与えないと考え、自分の仕事に時間を割く方が効率的だと考えています。
これらの特徴を持つ人は、報連相の重要性やメリットを十分に理解していないことが課題です。適切な報連相によって、意思疎通が円滑に行われ、問題や課題が早期に解決されることを理解する必要があります。
③上司や相手に伝えるのが怖い、躊躇する
報連相が苦手な人の中には、上司や相手に伝えるのが怖い、または躊躇してしまい報連相を後回しにする人がいます。
「こんなことで相談してこないでと思われそう。」
「相手の仕事の邪魔と思われそう。」
といったように感じて報連相を躊躇してしまいます。
こういう人の特徴は、責任感が強いタイプや、臆病なタイプです。
報告や相談が周囲に与える影響を非常に重く受け止めるため、過度な責任感を抱いてしまいます。報連相において、ミスや誤りを犯してしまうのではないかという不安から、上司や相手に伝えることが怖くなります。
自信がなく、他人の反応や評価に過度に敏感な傾向があります。報連相において、自分の意見や報告内容に対して否定的な反応を受けるのではないかと恐れ、躊躇してしまいます。
これらの特徴を持つ人は、自己評価や他者からの評価に対して高いプレッシャーや不安を感じる傾向があります。報連相が上手くいかないことで、批判や否定を受けるのではないかという心理的な抵抗感が生じ、報連相を避ける傾向が強まります。
報連相できない原因と特徴をまとめると、下記の表になります。
| 原因 | 特徴 |
|---|---|
| 報連相の基準やタイミングがわからない | 行動するより考える、優柔不断なタイプ |
| 時間がもったいない | 自分のことで精一杯になる。自分でなんとかしようとする。合理的(重要性をわかっていない)なタイプ |
| 上司や相手に伝えるのが怖い、躊躇する | 責任感が強い、臆病なタイプ |
報連相できない人の原因に対するこれまでの対策
報連相できない問題を解決するため、これまでも各組織でさまざまな対策が取られてきました。これまでの主な対策方法をあげます。
①報連相のルールやガイドラインを策定する
報連相の基準やタイミングがわからない人のための対策として、報連相のルールやガイドラインを策定します。
例えば、プロジェクトにおいて、定期的に進捗報告会を行うことをルール化します。進捗報告の項目やフォーマットも事前に決めておき、報告内容の基準も事前に伝えておきます。
これにより、報告者は具体的な指針に従って報告を行い、基準もわかりやすくなります。このようなミーティングを通じて、報連相の機会を設け、報連相の重要性を再確認することができます。
②報連相の必要性と目的を周知する
新規プロジェクトの立ち上げ時などに、全メンバーに対して報連相の必要性と目的を説明することが重要です。
例えば、チーム内での情報共有やタスクの進捗確認、問題の早期解決を目指すために報連相が不可欠であることを明示します。これにより、報連相の重要性を理解し、主体的に報告や相談を行う意識が高まります。
③報連相しやすい環境を作る
報連相した内容や相談事項に対して適切なフィードバックやアクションを行うなど、報連相しやすい環境を作るようにします。それにより、また次も相談しようと思えるようになります。
また、トラブル報告の際も怒ったりせず、メンバーが報連相しやすい環境作りを意識することが重要です。
3点の対策をまとめると下記です。
| 原因 | これまでの対策 |
|---|---|
| 報連相の基準やタイミングがわからない | 報連相のルールやガイドラインを策定する |
| 時間がもったいない | 報連相の必要性と目的を周知する |
| 上司や相手に伝えるのが怖い、躊躇する | 報連相しやすい環境を作る |
これらの対策は、報連相の効果的な実施を支援するものです。
しかし、個人の意識やスキル面に依存する部分が残るため、これらの対策だけでは完全な解決には至りません。
報連相できない人の原因に対するこれまでの対策の問題点
これまでの対策には、下記のような問題が残ります。
①報連相を躊躇したり、ルールを忘れる
報連相の基準を策定しようとすると、細かくなってしまいがちです。また、基準にもグレーゾーンは残るため、結局は基準を満たすのか満たさないのか悩むことには変わりません。
また、定期的な進捗報告会は、報告している間、参加者の時間を割くことになります。時間を割くのは相手に悪いと考えるタイプの人は、躊躇してしまいます。
②忙しくて後回しにしてしまう
報連相の必要性や目的を理解していても、集中しているときや、忙しい時は後回しにしてしまいます。
③報連相しやすい環境作りはむずかしい
特にトラブル報告の際は、気をつけていても怒ったり厳しい言い方をしてしまう人もいます。たとえ言葉には出さないとしても雰囲気や態度や、またチャットのコメントでさえも、そういった感情は伝わるものです。
これでは報連相しやすい環境作りはむずかしくなります。
上記のように、これまでの対策は十分なものではなく、報連相できない、または遅れることがいつまでも問題にあげられます。
これまでの対策の問題点を表にまとめると下記です。
| これまでの対策 | これまでの対策の問題点 |
|---|---|
| 報連相のルールやガイドラインを策定する | 報連相を躊躇したり、ルールを忘れる |
| 報連相の必要性と目的を周知する | 忙しくて後回ししてしまう |
| 報連相しやすい環境を作る | 報連相しやすい環境作りはむずかしい |
報連相できない人の原因に対するこれからの対策
これまでの対策は、結局は人の経験やスキルに依存する対策になっていることが問題といえます。
そこで、これからの新たな対策として、組織全体のパフォーマンスを最大化するツールresearcHR(リサーチャー)を活用する方法を紹介します。
researcHR(リサーチャー)の概要
researcHR(リサーチャー)とは、KBE株式会社によるMicrosoft公式のツールであり、Teamsと連携する製品です。
組織の「誰が何を知っているか」を共有し、組織全体のパフォーマンスを最大化するための様々な機能を持っています。
Teamsと連携するため、Teams導入企業にとっては既存の運用を大きく変える必要がないため、導入しやすいツールです。
researcHRを導入してチャットメインのコミュニケーションにすることで、相手の時間を拘束すこともなく円滑にコミュニケーションをとれます。
報連相できない人への対策になるresearcHRの機能を3点紹介します。
researcHRの機能①：自動的なリマインド
下記の図ように、日報や週報の入力を自動で促す機能があります。
これにより進捗報告をリマインドできるため、報連相を躊躇したり忘れてしまうことを防げます。また、自動リマインドで習慣化されるため、忙しくて後回ししてしまうこともなくなります。
会議ではなくチャット上で報告するため、相手の時間を拘束することもありません。
researcHRの機能②：フィードバックコメントをAIが提案し、報連相しやすい環境作り
報告に対してのフィードバックコメントをAIが自動生成して提案してくれます。
これにより、丁寧なコメントで返信できるようになります。
丁寧なコメントが返ってくるようになると、相手の反応を恐れず、報連相しやすい環境や雰囲気に徐々に改善されていきます。また、忙しい上司によるコメント作成の手助けにもなります。
researcHRの機能②：解決できる人を自動で提案
投稿内容をAIが自動でタグ付けします。それによって、何か問題や悩みがあるときにチームメンバーの最適な相手に投稿内容を提案してくれます。
報連相した内容が放置されず、きちんと後輩や部下をフォローアップできるようになります。
報連相した人にとっては、「問題が解決し、報連相してよかった」と感じれるようになり、報連相しやすい環境作りにつながります。
これまでの対策の問題点と、reseacHRを活用した効果をまとめると下記になります。
| これまでの対策の問題点 | researcHRを活用した効果 |
|---|---|
| 報連相を躊躇したり、ルールを忘れる | 自動的にリマインドされるため、忘れない。チャットのため相手の時間を拘束しない。 |
| 忙しくて後回ししてしまう | 自動的にリマインドされるため、習慣化される。 |
| 報連相しやすい環境作りはむずかしい | フォローアップコメントをAIが自動生成してくれる。解決できる人をAIが自動的に提案する。 |
人の経験やスキルに依存していた部分を、ツールの機能やAIによってサポートすることで、どんな人でも報連相できるような仕組みになります。
興味のある方は、ぜひresearcHR(リサーチャー)の公式サイトの内容を読んだり、資料をダウンロードして詳細を確認してみてください。
researcHRのその他の主な特徴・機能
researcHRは、報連相できない人の対策に特化した製品ではありません。組織全体のパフォーマンスを最大化するための様々な機能を持っています。
ここまでで紹介した機能は全体のごく一部の機能です。その他の機能も以下で紹介しておきます。
①Teamsで操作できる（新たなログイン不要）
researcHRはTeamsに追加されるため、別のシステムに新たにログインする必要はありません。
Teams上で操作するため、すでにTeamsを導入している企業であれば、利用者への新たな操作説明や教育も容易なためストレスなく導入できます。
Teamsをまだ利用していない企業の場合も、ExcelやOutlookの利用のためにMicrosoft 365を契約していればTeamsを利用できる可能性があります。システム部門に確認することをおすすめします。
②エンゲージメントを向上できる（メンバーのコンディションを自動可視化）
メンバーの投稿内容をもとに、日ごとや週ごとのメンバーの「発信量の変化」「感情のリズム」を分析し、メンバーのコンディションを可視化してくれます。
エンゲージメントが独自の指標で数値化されるだけでなく、分析レポートにより「必要なサポート」も考えることができるため、エンゲージメントの向上につながります。
分析結果をもとに、1on1のきっかけを作ることもでき、コミュニケーションの活性化にもつながります。
③メンバーのスキルや経験を把握できる（検索機能）
収集されたデータは、全文あいまい検索、添付ファイル内検索、部署別・メンバー別検索、タグ検索など様々な観点で検索でき「誰が何を知っているか」を把握できます。
④社内問い合わせのFAQ自動生成
社内問い合わせをTeamsで運用していると、たくさんのナレッジが蓄積されていきます。
researcHRでは、そのナレッジの中からFAQを自動生成する機能をもっています。
社内マニュアルやFAQを作成するためなど、蓄積したナレッジを有効活用できます。
⑤セキュリティ（暗号化・ISMS認証）
データは、開発元管理のAWSで保管されており、全ての通信・データは暗号化されています。
また、researcHRに入力した情報のみがAWSに保管され、それ以外のデータは一切閲覧・解析していないようです。
ISMS認証(ISO27001)およびPマークを取得し、継続的に外部診断会社による脆弱性診断を実施しており、その点でも安心できると思います。
researcHRの利用者の声
researcHRを導入した企業からは下記のような声があがっており、実績も十分です。
・導入をきっかけに情報共有方法を見直しマネジメントのDX化を推進できた
・メンバー同士の接点を強化でき、コミュニケーションを活性化できた
・メンバーの状況・コンディションを定量/定性で可視化し活用できた
・マネージャー依存を減らし、エンゲージメントを可視化し向上できた
・新人フォロー実施（メンター制度）を仕組化・オープン化できた
・メンバー同士の交流が10倍以上になった
まとめ：組織コミュニケーションを活性化させよう！
本記事では、報連相できない人の原因や特徴、これまでの対策を説明して、IT技術が発達した今だからこそ実現できる新たな対策について説明しました。
researcHRは、Teamsと連携できる製品として、競合のいない唯一の組織コミュニケーション活性化ツールです。
興味のある方は、ぜひresearcHR(リサーチャー)の公式サイトの内容を読んだり、資料をダウンロードして詳細を確認してみてください。
また、合わせて「Teams/Slackを活用したマネジメント・情報共有TIPS集」もダウンロードできます。KBE株式会社が、researcHRを提供する過程で蓄積した様々な企業のTeams/Slack運用事例でありとても有益で参考になる情報です。
新たなツールを活用して組織コミュニケーションを活性化し、企業のエンゲージメントを向上させ、業績拡大を目指しましょう！
