Microsoft Teamsを利用した日報・週報の管理方法3選

企業で日報や週報を共有する場合、メールで行なっていたり、ファイルサーバ上のファイルで行っていることも多いと思います。

ただし、メールの場合は毎回宛先を設定するのに手間がかかります。ファイルサーバ上のファイルの場合はファイルを開いたり閉じたりする手間がかかります。

定期的なタスクはできるだけ効率化した方がいいですよね。

近年、リモートワークの増加により、対面でのコミュニケーションが減少し、Microsoft Teamsを活用される組織も増加しています。

そこで、日報・週報の効率化のために、Teamsを活用した日報・週報の3つの管理方法とその比較について説明します。

Teamsの基本的な使い方を知りたい場合は、下記もご覧ください。

Teamsを利用して組織内のコミュニケーションを強化したい方は下記もご覧ください。

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Teamsを活用した日報・週報

Teamsを活用した日報・週報として下記の3つの方法を説明します。

①Teamsのチャットを利用
②Teamsのチャネルを利用
③researcHR(リサーチャー)を利用

はじめに3つの方法の特徴を個人的に比較した表をのせておきます。

	①Teamsのチャット	②Teamsのチャネル	③researcHR
入力方法	○：チャット	○：チャット	○：チャット
人数目安	△：小人数	○：少人数〜大人数	○：少人数〜大人数
メンバー管理	△：管理機能なし	○：管理機能あり	○：管理機能あり
リアクション	○：可能	○：可能	○：可能
コメント返信	○：可能	○：可能	○：可能
追加コスト	○：なし	○：なし	△：あり
リマインド機能	×：なし	×：なし	○：あり
AI分析	×：なし	×：なし	○：あり
ナレッジ化	×：なし	×：なし	○：あり
その他各種機能	×：なし	×：なし	○：あり

比較表で○が多いことからわかるように、おすすめは③のresearcHR(リサーチャー)を利用した管理方法です。

それぞれの詳細について各章をご覧の上、管理方法についてご検討いただければと思います。

①Teamsのチャットを利用

Teamsのチャットを利用する方法は、下記の赤枠部分の「チャット」で管理する方法です。

Teamsのチャット(グループチャット含む)は、簡単にやりとりができて便利な機能です。

他の方法でも可能ですが、Teamsを利用するとコメントを返信したりリアクションしたりと、メールよりも円滑にコミュニケーションできます。

ただし、日報・週報の送信相手が少人数であればチャットでもいいかもしれませんが、チャットの場合、他のチャットに埋もれやすいというデメリットがあります。

また、チャットのメンバーの入れ替えは可能ですがメンバー管理機能というものはなく、組織管理ではなく個人管理の仕組みになってしまいます。

リマインド機能もありません。

新人研修期間のみなど、一時的に日報・週報のやりとりが必要なのであればチャットを利用した管理でも良いかもしれません。

Teamsのチャットを利用する方法の主なメリット・デメリットをまとめると下記になります。

・簡単に作成できる
・少人数であれば気軽に使いやすい
・追加コストがかからない

・他のチャットに埋もれやすい
・メンバー管理機能がない
・リマインド機能がなく忘れる可能性がある

次に、上記のようなチャット機能のデメリットをいくつか解消できる「②Teamsのチャネルを利用」を説明します。

②Teamsのチャネルを利用

Teamsのチャネルを利用する方法は、下記の赤枠部分の「チームのチャネル」で管理する方法です。

上記のように、「日報」チャネルを作成しておき、そのチャネル内で各ユーザが日報を投稿するという方法です。

チャット機能と比べて埋もれにくく、部員の異動時もメンバー変更の管理が容易です。

また、特定のユーザだけでやりとりしたい場合もプライベートチャネルを利用することで実現できます。

ただし、チャット機能と同じくリマインド機能はないため、日報・週報を送ること自体を忘れてしまい、共有モレが発生してしまう可能性があります。

Teamsのチャネルを利用する方法の主なメリット・デメリットをまとめると下記になります。

・メンバー管理機能があり組織で管理できる
・少人数〜大人数まで管理しやすい
・追加コストがかからない

・リマインド機能がなく忘れる可能性がある

次に、上記のデメリットとなっていたリマインド機能もある「③researcHR(リサーチャー)を利用」を説明します。

③researcHR(リサーチャー)を利用

researcHR(リサーチャー)とは、KBE株式会社によるMicrosoft公式のツールであり、Teamsと連携する製品です。

組織の「誰が何を知っているか」を共有し、組織全体のパフォーマンスを最大化するための様々な機能を持っています。

その機能の中で、下記のように日報・週報を自動化する機能があります。これにより日報・週報をリマインドできるため、忘れて共有モレしてしまうことも防げます。

さらに、日報・週報の内容を蓄積してAIが分析することで、組織パフォーマンス向上に貢献するための様々な機能も提供してくれます。マネージャとしてのフィードバックコメントを自動生成する機能もあります。マネジメントの工数を増やすことなく、メンバーへのフィードバックを増やすことが可能です。

追加コストは必要ですが、researcHRには、組織パフォーマンスを最大化するための様々な機能があります。researcHRの効果をふまえ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

researcHRを利用する方法の主なメリット・デメリットをまとめると下記になります。

・メンバー管理機能があり組織で管理できる
・少人数〜大人数まで管理しやすい
・リマインド機能があり情報共有モレがおこりにくい
・AI分析機能やナレッジ化など、組織パフォーマンス最大化のための様々な機能がある

・追加コストがかかる

researcHRについては、下記でも解説していますので下記もご覧ください。

まとめ

ここでは、Microsoft Teamsを活用した日報・週報の管理方法を3つ紹介しました。

最後に、3つの方法の比較表をあらためて以下に記載しておきます。

	①Teamsのチャット	②Teamsのチャネル	③researcHR
入力方法	○：チャット	○：チャット	○：チャット
人数目安	△：小人数	○：少人数〜大人数	○：少人数〜大人数
メンバー管理	△：管理機能なし	○：管理機能あり	○：管理機能あり
リアクション	○：可能	○：可能	○：可能
コメント返信	○：可能	○：可能	○：可能
追加コスト	○：なし	○：なし	△：あり
リマインド	×：なし	×：なし	○：あり
AI分析	×：なし	×：なし	○：あり
ナレッジ化	×：なし	×：なし	○：あり
その他各種機能	×：なし	×：なし	○：あり